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        合同檔案管理制度

        時(shí)間:2024-07-24 14:57:38 合同 我要投稿

        合同檔案管理制度

          在我們平凡的日常里,我們都跟制度有著直接或間接的聯(lián)系,制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。那么擬定制度真的很難嗎?以下是小編為大家整理的合同檔案管理制度,僅供參考,大家一起來(lái)看看吧。

        合同檔案管理制度

        合同檔案管理制度1

          1.目的:加強(qiáng)采購(gòu)部檔案的收集和管理,提高工作效率,全面規(guī)范采購(gòu)管理體系,制訂本制度。

          2.適用范圍:適用于采購(gòu)部對(duì)內(nèi)部文件及檔案的控制。

          3.職責(zé):

          3.1采購(gòu)檔案管人員:負(fù)責(zé)采購(gòu)部所有文件的整理及歸檔。

          3.2采購(gòu)經(jīng)理:負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案文件調(diào)閱、銷(xiāo)毀等事項(xiàng)的審批。

          4.檔案管理辦法:

          4.1歸檔內(nèi)容分類(lèi):

          4.1.1采購(gòu)內(nèi)部文件的歸檔。

          采購(gòu)部工作中需存檔的文件,采購(gòu)訂單、應(yīng)付賬款對(duì)賬單、工作計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、入庫(kù)單、退貨單及采購(gòu)部門(mén)相關(guān)管理文件資料。

          4.1.2公司其他部門(mén)提供的文件歸檔。

          公司其他部門(mén)提供的圖紙、采購(gòu)申請(qǐng)單、原材料質(zhì)量返饋單等相關(guān)資料。

          4.1.3外來(lái)或外放文件的歸檔。

          供應(yīng)商資料、采購(gòu)合同、報(bào)價(jià)單、對(duì)賬單聯(lián)絡(luò)函或其他與供應(yīng)商有聯(lián)系的文件資料。

          4.1.4存儲(chǔ)在電腦或其它介質(zhì)上的`資料。

          采購(gòu)部的臺(tái)賬、電子檔的文件記錄。

          4.2檔案保存期限:

          4.2.1公司內(nèi)部往來(lái)文件需保存3年。

          4.2.2公司外部往來(lái)文件需保存5年。

          4.2歸檔要求:

          4.2.1歸檔文件材料應(yīng)齊全完整,按照文件的自然形成規(guī)律保持文件之間的歷史聯(lián)系及真實(shí)性。

          4.2.2所有文檔均要編號(hào),并建立目錄,逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚,書(shū)寫(xiě)工整。

          4.2.3所有存檔文件格式統(tǒng)一,而且有相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字或蓋章,是有效文件。

          4.2.4采購(gòu)部檔案要有專(zhuān)人、專(zhuān)位的保管。

          4.2.5采購(gòu)部檔案要分類(lèi)保管并劃分檔案保管期限。

          4.3檔案調(diào)閱:

          4.3.1需查閱或借閱采購(gòu)部文件時(shí),需向采購(gòu)部領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),得到批準(zhǔn)后借閱,查閱保密文件時(shí),需履行審批手續(xù),得到采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。

          4.3.2查閱檔案人員要求嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得泄露。

          4.3.3查閱檔案應(yīng)當(dāng)日歸還;摘抄和復(fù)制檔案資料需經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理批準(zhǔn),檔案原件不得借出公司外部,如特殊情況借出,必須經(jīng)理采購(gòu)經(jīng)理審批簽字。

          4.3.4采購(gòu)檔案管理人員,要及時(shí)收取借閱的檔案,避免遺失。

          4.4檔案銷(xiāo)毀

          4.4.1采購(gòu)檔案保管期限已滿或已失效,需要銷(xiāo)毀時(shí)由采購(gòu)部檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),編制銷(xiāo)毀清單,該清單永久保存。

          4.4.2辦理銷(xiāo)毀手續(xù),必須經(jīng)由采購(gòu)經(jīng)理批準(zhǔn)備,方能銷(xiāo)毀。

          4.4.3采購(gòu)檔案保管期已滿,但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)和合同文件,應(yīng)單獨(dú)抽出,另行建立檔案,由檔案管理人員保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)和合同改造完畢為止。

        合同檔案管理制度2

          一、勞動(dòng)合同管理制度

          勞動(dòng)合同:

          1、簽訂勞動(dòng)合同的原則

         。1)本著平等自愿和協(xié)商一致的原則。要求勞動(dòng)合同的內(nèi)容必須公正、誠(chéng)實(shí)、守信。

          (2)遵守國(guó)家法律、法規(guī)和政策。

         。3)以書(shū)面形式明確規(guī)定雙方的責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)。

         。4)雙方嚴(yán)格執(zhí)行。勞動(dòng)合同簽訂后,雙方都應(yīng)嚴(yán)格按照合同規(guī)定的內(nèi)容遵照?qǐng)?zhí)行,任何一方違約,都將

          按規(guī)定追究違約責(zé)任。

          (5)以酒店經(jīng)營(yíng)目標(biāo)為中心。

          2、勞動(dòng)合同的訂立

         。1)原在冊(cè)的勞動(dòng)合同制員工以及新進(jìn)酒店的人員。

         。2)酒店的法人代表或委托人,代表酒店與其他人員簽訂勞動(dòng)合同。

         。3)勞動(dòng)合同期限分為有固定期限、無(wú)固定期限和完成一定的工作為期限三種。其中有固定期限的勞動(dòng)合

          同是指:簽訂一年以上有期限的勞動(dòng)合同;無(wú)固定期限的勞動(dòng)合同是指:在簽定勞動(dòng)合同時(shí)不明確終止期;完成一定的工作為期限的勞動(dòng)合同是:指合同當(dāng)事人雙方完成某一工作為期限的勞動(dòng)合同是指合同當(dāng)事人雙方或某一工作的起訖的時(shí)間為條件的。

         。4)新進(jìn)員工應(yīng)根據(jù)簽訂勞動(dòng)合同的年限與有關(guān)規(guī)定,確定試用期,試用期最長(zhǎng)不得超過(guò)2個(gè)月。

          (5)勞動(dòng)合同的變更、續(xù)訂、終止和解除,均應(yīng)按《勞動(dòng)法》的有關(guān)規(guī)定辦理。

          3、簽訂后的勞動(dòng)合同甲乙雙方各持一份。人事部將員工合同書(shū)按部門(mén)、按序編號(hào)歸檔保存。

          4、合同到期不續(xù)簽的或已解除的勞動(dòng)合同書(shū)均保存2年 。

          二、員工檔案管理制度

          根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,酒店的人事部做好有關(guān)檔案的管理工作。檔案管理實(shí)

          行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分節(jié)管理”的原則,維持檔案的真實(shí)、完善與安全,便于將來(lái)使用。

          1、員工檔案

          員工檔案由酒店的人事部統(tǒng)一管理,人事部全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。為做好考察培養(yǎng)使用工作提供重要的依據(jù)。員工檔案主要分以下二類(lèi):

         。1)員工人事檔案員工人事檔案是人事部從個(gè)人為單位集中保存起來(lái)的、反映個(gè)人一定時(shí)期的社會(huì)經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件資料。主要包括以下基本內(nèi)容:?jiǎn)T工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料,學(xué)歷和評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱及專(zhuān)業(yè)工種技術(shù)等級(jí)考核或鑒定材料;黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料;任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關(guān)重要材料。

          a、 員工人事檔案的收集、整理和保管

          員工人事檔案整理應(yīng)按有關(guān)方面規(guī)定的十個(gè)大類(lèi)進(jìn)行。整理、裝訂成冊(cè)的材料必須具有一定保存價(jià)值,還要符合進(jìn)入員工人事檔案的規(guī)定。員工人事檔案必須存放在可靠安全的場(chǎng)所,做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實(shí)施專(zhuān)人保管。

          b、 員工人事檔案的.查閱和借用

          查閱人事檔案,必須辦理查閱登記手續(xù),查閱一般員工人事檔案,由人事主管批準(zhǔn);查閱管理人員人事檔案按管理權(quán)限辦理審批手續(xù)。

          外單位人員需要查閱、借用人事檔案時(shí),必須出示有效的證明,并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴(yán)格遵守保密制度,不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容,違反者視情況輕重,予以批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。

          c、 員工人事檔案的傳遞

          在員工錄用和離店時(shí),人部部及時(shí)辦理員工人事檔案的傳遞,做到傳遞手續(xù)完備,材料完整。 員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。

          (2)員工的工作檔案

          從員工進(jìn)入飯店開(kāi)始,記錄員工在為酒店工作過(guò)程中各個(gè)階段的個(gè)人經(jīng)歷,思想品德;業(yè)務(wù)表現(xiàn)、教育培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲記錄的綜合情況。材料包括:?jiǎn)T工求職申請(qǐng)、招聘錄用、勞動(dòng)合同和有關(guān)離店記錄等資料;教育培訓(xùn)記錄、專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)與愛(ài)好的資料;工資福利資料;勞動(dòng)業(yè)績(jī)、服務(wù)工作評(píng)估資料;出勤記錄、工作崗位流動(dòng)等資料。

          對(duì)員工的各種資料進(jìn)行匯總、鑒別、分類(lèi)和歸檔。

          2、人事部工作檔案

          人事部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓(xùn)檔案和行政人事檔案等四個(gè)部分,分別記錄人事部的工作。

         。1)人力資源檔案

          有關(guān)請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,以及員工招聘錄用或離店的審批材料,勞動(dòng)合同資料(包括簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止勞動(dòng)合同的有關(guān)資料),崗位變更資料等。

         。2)工資福利檔案

          有關(guān)請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,以及工資、獎(jiǎng)金分配辦法、考核資料,福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。

          (3)教育培訓(xùn)檔案

          有關(guān)請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,教育培訓(xùn)工作、教育管理等活動(dòng)中產(chǎn)生的,經(jīng)整理并保存下來(lái)的具有價(jià)值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。

         。4)行政人事檔案

          有關(guān)請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,衛(wèi)生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛(wèi)生檢查資料、員工餐廳有關(guān)管理資料等。

         。5)人事部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊(cè)。

          3、檔案保存期

          離職人員檔案保存2年。

          檔案管理工作流程

          酒店檔案工作的主要流程是:

          1、 接 收:凡酒店經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成和使用的,業(yè)已辦理完畢并具有查考價(jià)值的文件、報(bào)告、規(guī)定、通知及有關(guān)資料、圖片、會(huì)議記錄等均應(yīng)列入酒店檔案的接收范圍。

          酒店檔案一年接收一次,酒店各部門(mén)應(yīng)于次年一月底前將檔案資料統(tǒng)一移交人事部。

          2、 整 理:

         。1)、酒店檔案按年綜合整理,一般在每年第一季度整理歸檔。

         。2)、酒店各部門(mén)的檔案按其形成的各種門(mén)類(lèi)和體裁列為一個(gè)全宗。

         。3)、辦公室檔案,按其不同內(nèi)容和體裁,制成統(tǒng)一的分類(lèi)檔案。

         。4)、按照案卷的排列順序編制卷號(hào),案卷目錄上應(yīng)區(qū)別情況標(biāo)明不同保管期限。

          3、 保管及利用

         。1)、酒店檔案應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管,并定期進(jìn)行檢查。

         。2)、凡使用檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù),填寫(xiě)檔案借閱單。重要檔案的.借閱應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

         。3)、借閱結(jié)束后,請(qǐng)借閱者在檔案借閱單上簽名。

          4、鑒定和移交

         。1)、檔案鑒定工作在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下,組成鑒定小組,按規(guī)定進(jìn)行。

         。2)、銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案由鑒定小組提出意見(jiàn),登記造冊(cè),經(jīng)酒店領(lǐng)

          (3)、銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案由鑒定小組提出意見(jiàn),登記造冊(cè),經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由兩人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷(xiāo)。

         。4)、檔案移交要按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

         。5)、檔案員調(diào)動(dòng)工作,須辦完檔案移交手續(xù)后方能離崗。

        合同檔案管理制度3

          為了更好地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展,提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,保障企業(yè)在合同管理工作中能有條不紊的進(jìn)行。特對(duì)企業(yè)合同管理人員資格要求作如下規(guī)定:

          一、企業(yè)合同管理人員必須具備合同管理資格,有頒發(fā)資格證書(shū)者,方能上崗。

          二、企業(yè)合同管理人員應(yīng)懂各種法律、法規(guī),熟悉合同業(yè)務(wù)。

          三、企業(yè)合同管理人員必須服從組織的安排,嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)的有關(guān)規(guī)定,做好自己的本職工作。

          四、企業(yè)合同管理人員,按時(shí)參加主管部門(mén)組織的`合同管理工作業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

          企業(yè)合同管理負(fù)責(zé)人工作職責(zé)

          一、負(fù)責(zé)企業(yè)合同管理的領(lǐng)導(dǎo)工作。

          二、組織指揮各有關(guān)部門(mén)全面履行合同義務(wù)。

          三、負(fù)責(zé)企業(yè)合同簽訂的審批。

          四、定期聽(tīng)取企業(yè)有關(guān)部門(mén)在合同管理和履行中的情況匯報(bào),研究討論合同管理和履行中存在的問(wèn)題,并做出正確決策。

          五、依據(jù)法律、法規(guī)和政策,結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況,負(fù)責(zé)組織制定合同管理制度,以及各種專(zhuān)項(xiàng)合同管理制度。

          六、監(jiān)督檢查企業(yè)各項(xiàng)合同管理制度的實(shí)施。

          七、討論決策發(fā)生合同糾紛的解決方式和達(dá)到目的的要求。

          八、組織學(xué)習(xí)《合同法》,開(kāi)展“重合同、守信用”活動(dòng)。

          合同管理工作人員職責(zé)

          一、合同管理工作人員必須認(rèn)真履行自身職責(zé),統(tǒng)一管理負(fù)責(zé)企業(yè)各部門(mén)簽訂的各種合同,對(duì)公司負(fù)責(zé)。

          二、對(duì)企業(yè)各部門(mén)簽訂的各種合同依法進(jìn)行審核登記、歸檔。

          三、按有關(guān)規(guī)定及時(shí)、準(zhǔn)確、全面填報(bào)合同統(tǒng)計(jì)表,并做出統(tǒng)計(jì)分析,定期向公司領(lǐng)導(dǎo)作出匯報(bào)。

          四、做好對(duì)合同統(tǒng)一文本、合同專(zhuān)用章、《法人授權(quán)委托證明書(shū)》的發(fā)放和管理工作。

          五、定期召開(kāi)例會(huì),組織學(xué)習(xí)有關(guān)《合同法》及有關(guān)法律法規(guī),依據(jù)法律、法規(guī)和政策開(kāi)展合同管理工作。

          合同訂立程序和審批制度

          一、公司經(jīng)理是本企業(yè)的法定代表,所有合同必須經(jīng)理簽訂或經(jīng)理書(shū)面授權(quán)者簽訂的合同方能生效。

          二、公司各部門(mén)、各工程處無(wú)權(quán)對(duì)外訂立合同,但可會(huì)同公司管理委員會(huì)、預(yù)算科、生技科、經(jīng)理辦公室與對(duì)方就合同的細(xì)則進(jìn)行磋商后,報(bào)公司經(jīng)理審閱簽署。

          三、公司與其他經(jīng)濟(jì)組織訂立的施工合同要以《合同法》、《招標(biāo)法》、《重慶市管理?xiàng)l例》及有關(guān)規(guī)定為準(zhǔn),做到內(nèi)容具體、責(zé)任明確、文字準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)清楚,如有涂改,必須有雙方在涂改處簽章。

          四、公司機(jī)具對(duì)外租借合同同公司后勤科負(fù)責(zé)填寫(xiě)后報(bào)經(jīng)理簽字,交租借方、公司財(cái)會(huì)科、行政科各一份,后勤科倉(cāng)庫(kù)留存一份。

          五、除機(jī)具對(duì)外租借合同以外的其他合同,必須交公司經(jīng)理辦公室一份存檔,交財(cái)會(huì)科、生技科、行政科各一份以便履約和結(jié)算。

          六、建設(shè)工程施工合同簽訂之后,由公司管委會(huì)員、公司各科對(duì)公司內(nèi)項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行全面考查,分析后作出選擇,報(bào)經(jīng)理決定。

          七、公司及工程處承攬的業(yè)務(wù),不對(duì)外轉(zhuǎn)包,原則上不對(duì)外分包,如有特殊情況需分包的,必須經(jīng)企業(yè)法人代表批準(zhǔn)后由公司管理委員會(huì)對(duì)外選擇施工隊(duì)伍并負(fù)責(zé)監(jiān)督施工情況直至竣工驗(yàn)收。

          八、公司內(nèi)部基本建設(shè)和維修業(yè)務(wù)一律不對(duì)外承包由經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)工程造價(jià)控制和施工隊(duì)選擇、監(jiān)督,直至驗(yàn)收后交付使用。

          九、公司內(nèi)部各部門(mén)之間的合同,單項(xiàng)工程承包合同如發(fā)生糾紛,由經(jīng)理、公司管理委員會(huì)負(fù)責(zé)仲裁,經(jīng)理辦公室監(jiān)督履行。

          十、公司與外單位的合同如對(duì)方嚴(yán)重違約,經(jīng)理交涉無(wú)效時(shí),抓住有利時(shí)機(jī),由經(jīng)理辦公室牽頭進(jìn)行仲裁或民事訴訟。在仲裁或訴訟中有關(guān)技術(shù)方面的問(wèn)題由公司管理委員會(huì)協(xié)同解決。

          十一、本公司職工如有違返本管理制度的,由經(jīng)理辦公室全面調(diào)查情況后,提交公司辦公室給予各種行政處理和經(jīng)濟(jì)處罰,觸犯法律的將移交司法機(jī)關(guān)處理。

        合同檔案管理制度4

          第一條為了規(guī)范合同的簽訂和管理,維護(hù)公司及用戶合法權(quán)益,保障用戶資料及檔案信息的安全,制定本制度。

          第二條本制度適用于天然氣安裝合同、供氣合同及大型用戶的照付不議合同。

          第三條用戶合同具體包括:天然氣用戶工程安裝合同、燃?xì)鈭?bào)警器安裝合同、城市燃?xì)饩用裼脩艄夂贤、城市燃(xì)馍虡I(yè)用戶供氣合同及大用戶照付不議合同,可根據(jù)業(yè)務(wù)調(diào)整情況增減合同類(lèi)別。

          第四條符合正常業(yè)務(wù)流程的零散居民用戶安裝合同由業(yè)務(wù)人員與用戶簽訂即可,對(duì)于商業(yè)用戶安裝合同、集體用戶安裝合同應(yīng)由市場(chǎng)部經(jīng)理審核簽字,分批付款的安裝合同由經(jīng)營(yíng)副總簽字審批;供氣合同由業(yè)務(wù)人員直接辦理,未結(jié)清安裝費(fèi)用需要送氣的由總經(jīng)理審批簽字;照付不議合同由經(jīng)營(yíng)副總草擬,總經(jīng)理審核簽訂。

          第五條合同內(nèi)容要按規(guī)定填寫(xiě),主要條款必須清晰完整,權(quán)責(zé)要明確。集體用戶必須有聯(lián)系人姓名和電話,有工期要求的要經(jīng)過(guò)規(guī)劃建設(shè)部測(cè)算后予以明確;分批付款合同一定要明確交款期限和工程安裝內(nèi)容步驟,大型用戶涉及產(chǎn)權(quán)歸屬爭(zhēng)議的由經(jīng)營(yíng)副總審核確定。

          第六條天然氣安裝合同要嚴(yán)格按照物價(jià)部門(mén)確定的標(biāo)準(zhǔn)及預(yù)算部門(mén)測(cè)定的.金額進(jìn)行收費(fèi),業(yè)務(wù)人員不得違反公司規(guī)定擅自調(diào)整收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),不得多收或少收任何款項(xiàng),嚴(yán)禁任何有損公司利益和聲譽(yù)的行為。

          第七條業(yè)務(wù)人員要嚴(yán)格按照規(guī)劃建設(shè)管理部提供的《天然氣用戶送氣通知單》和安裝驗(yàn)收?qǐng)D紙辦理開(kāi)戶手續(xù),簽訂供氣合同。

          第八條用戶開(kāi)戶后,要及時(shí)完善表務(wù)信息、地址信息、燃?xì)饩咝畔⒌龋⒋蛴∮脩粜畔ⅰ?/p>

          第九條照付不議合同適用于上游天然氣供應(yīng)商和年用氣規(guī)模在300萬(wàn)立方米或日用氣規(guī)模在1萬(wàn)立方米以上(含)的工業(yè)用戶、大型商業(yè)用戶(集中采暖鍋爐、大型中央空調(diào))等,照付不議合同由市場(chǎng)部、財(cái)務(wù)部提供相關(guān)信息和數(shù)據(jù),由經(jīng)營(yíng)副總經(jīng)理草擬,總經(jīng)理審核、簽訂。

          第十條業(yè)務(wù)人員應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同及有關(guān)資料(包括有關(guān)的信函、圖表、批件、預(yù)算及通知單等)按編號(hào)整理,交檔案管理人員存檔,用戶檔案的建立要全面、及時(shí)、準(zhǔn)確,不得將用戶檔案和信息隨意處置、銷(xiāo)毀、遺失。

          第十一條各類(lèi)用戶資料的查詢要履行必要的手續(xù),嚴(yán)禁泄漏公司和用戶信息,具體規(guī)定由部門(mén)制定。

          第十二條計(jì)算機(jī)上的用戶信息由業(yè)務(wù)人員填寫(xiě)備份,后臺(tái)管理由綜合管理部網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé),要嚴(yán)格設(shè)置分級(jí)管理和查詢使用權(quán)限,保障信息安全,保全公司利益。

          第十三條本制度從20xx十月一日起執(zhí)行。

        合同檔案管理制度5

          一、檔案資料

          招標(biāo)過(guò)程中所有的文字資料(含電子資料)、視頻資料都是檔案資料的組成部分,在項(xiàng)目完成后都必須整理歸檔。公司設(shè)立檔案室和檔案管理員,公司所有項(xiàng)目(含分公司項(xiàng)目)都必須統(tǒng)一歸檔,分公司項(xiàng)目除未中標(biāo)人投標(biāo)文件在分公司就地保管外,其余檔案必須由總公司統(tǒng)一歸檔管理。分公司撤銷(xiāo)時(shí),未到期的未中標(biāo)投標(biāo)文件必須統(tǒng)一交到總公司檔案室,才能辦理撤銷(xiāo)手續(xù)。各分公司應(yīng)對(duì)自行保管的檔案參照總公司的要求妥善保管,總公司將不定期的對(duì)各分公司保管的檔案進(jìn)行抽查。

          二、歸檔及備案時(shí)間

          總公司項(xiàng)目,在項(xiàng)目分成前必須完成檔案資料的歸檔。分公司項(xiàng)目在簽發(fā)中標(biāo)通知書(shū)前必須完成除中標(biāo)通知書(shū)外的所有檔案資料的歸檔,在下個(gè)項(xiàng)目資料歸檔前將該項(xiàng)目的中標(biāo)通知書(shū)歸檔。有總公司外派人員的分公司,該外派人員兼任分公司檔案管理員,分公司檔案管理員應(yīng)督促分公司及時(shí)將應(yīng)由總公司統(tǒng)一管理的檔案包括電子資料及時(shí)交回總公司。

          監(jiān)管機(jī)構(gòu)資料備案時(shí)間:

          1、電子資料

          電子資料文件夾格式為“項(xiàng)目編號(hào)+項(xiàng)目名稱”(如:HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理處“職工之家”房建工程施工招標(biāo)),所有與本項(xiàng)目有關(guān)的電子資料(包括但不限于公告、資格預(yù)審文件、招標(biāo)文件、補(bǔ)充文件、資格審查報(bào)告、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)候選人公示、中標(biāo)通知書(shū) 、投標(biāo)文件等)都拷貝到該文件夾下,在資料歸檔前上傳到公司FTP網(wǎng)站(操作方法詳見(jiàn)《公司電子檔案歸檔指南》),正式歸檔前由檔案管理員查看后才能辦理歸檔手續(xù)。中央投資項(xiàng)目,資料應(yīng)上傳中央投資項(xiàng)目管理網(wǎng)站,經(jīng)公司資質(zhì)管理人員審核確認(rèn)后才能辦理歸檔手續(xù)。

          2、除未中標(biāo)人投標(biāo)文件外的所有檔案資料,資料整理時(shí)應(yīng)注意按過(guò)程順序整理,特別是招標(biāo)過(guò)程比較復(fù)雜的.項(xiàng)目。

          2.1檔案盒:除未中標(biāo)人投標(biāo)文件外的所有檔案資料必須裝入專(zhuān)用檔案盒,檔案盒盒脊上貼上相應(yīng)的標(biāo)簽,保存期限為15年。

          2.2湖南省政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案資料檔案盒內(nèi)應(yīng)設(shè)盒內(nèi)目錄不裝訂,單獨(dú)裝訂成冊(cè)的資料首頁(yè)設(shè)冊(cè)目錄,標(biāo)注冊(cè)內(nèi)編碼(用號(hào)碼機(jī)編碼),檔案盒內(nèi)資料一般包括如下資料:

          2.2.1盒內(nèi)目錄

          2.2.2備案資料

          2.2.3招標(biāo)文件

          2.2.4投標(biāo)文件正本

          2.2.5中標(biāo)通知書(shū)

          2.2.6資料移交登記表

          2.2.7客戶反饋意見(jiàn)表

          2.2.8其它資料

          成冊(cè)的資料要求膠裝(中標(biāo)通知書(shū)、資料移交登記表、客戶反饋意見(jiàn)表不裝訂)。

          公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)歸檔盒內(nèi)目錄:

          邀請(qǐng)招標(biāo)采購(gòu)歸檔盒內(nèi)目錄:

          項(xiàng)目負(fù)責(zé)人: xx

          日期:xx年xx月xx日

        合同檔案管理制度6

          為進(jìn)一步加強(qiáng)合同文檔管理工作,提高合同管理水平,逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,特制定本制度。

          一、本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的各種協(xié)議、合同文本(不包括業(yè)務(wù)部門(mén)與客戶所簽訂的相關(guān)合同檔案)。

          二、合同檔案管理原則

          1、合同檔案實(shí)行公司辦公室集中統(tǒng)一管理,以確保檔案的完整、完全和有效利用。

          2、辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔,并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門(mén)的合同管理工作。

          3、各部門(mén)應(yīng)分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系,并確定一名行政人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。

          三、合同文檔的.移交

          1、各部門(mén)在正式簽署合同后須在一個(gè)月內(nèi)將合同正本原件移交管理中心。

          2、移交的合同文檔必須注明合同編號(hào)并保證齊全、完整,必須層次分明,符合其形成規(guī)律。

          3、合同文檔移交時(shí),必須編制合同移交清冊(cè)并當(dāng)面清點(diǎn)。以雙方簽字認(rèn)可后方為完成交接手續(xù)。

          四、合同文檔的管理辦法

          1、合同文檔以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)。

          2、保存的合同文檔每年清理核對(duì)一次,如有遺失、損毀,要查明原因,及時(shí)處理,并追究相關(guān)人員責(zé)任;對(duì)超過(guò)兩年以上(包含本數(shù))的已履行完畢的合同協(xié)議,由辦公室甄別,并予以銷(xiāo)毀。

          3、辦公室要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作,要以原始記錄為依據(jù),編制合同統(tǒng)計(jì)清單。

          5、各部門(mén)員工可在辦公室查閱合同文檔,確因工作需要須借出查閱,須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后,方可在合同管理部門(mén)辦理相關(guān)借閱手續(xù),以影印件借出。合同原件無(wú)特殊情況不得外借。

          6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施,以確保合同文檔的安全。

          7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料,違者視情節(jié)予以處罰。

          8、合同文檔的密級(jí)為機(jī)密,任何人不得擅自將合同對(duì)外公開(kāi),違者視情節(jié)予以處罰。

        合同檔案管理制度7

          公司為進(jìn)一步規(guī)范銷(xiāo)售合同文檔和管理工作,提高管理水平,逐步實(shí)現(xiàn)銷(xiāo)售合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,特制定本制度。

          一、制度

          所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的各種來(lái)往合同、協(xié)議、訂單、確認(rèn)書(shū)、價(jià)格變動(dòng)函等(包括巨盛、中能、舒爾茨、內(nèi)貿(mào)、外貿(mào))。

          二、公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中,收取相應(yīng)客戶的資質(zhì)、往來(lái)的調(diào)查表等,也屬本管理制度的歸檔文件。

          三、合同檔案管理原則

          1、公司經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品的采購(gòu)、銷(xiāo)售均須訂立合同。

          2、業(yè)務(wù)合同歸檔、保管、建立檔案,由銷(xiāo)售部管理,以確保檔案的完整、完全和有效利用。

          3、銷(xiāo)售部指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有銷(xiāo)售業(yè)務(wù)合同文檔。

          四、合同章管理原則

          1、公司統(tǒng)一發(fā)放合同章,屬銷(xiāo)售業(yè)務(wù)使用的合同章發(fā)放到銷(xiāo)售部。

          2、業(yè)務(wù)合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外,其余均由指定人員保管。

          3、各業(yè)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)人員用章時(shí)應(yīng)填寫(xiě)用章登記表,并附上用章的文本原件或復(fù)印件,交由銷(xiāo)售部經(jīng)理簽字后方可使用。若因工作需要帶合同章外出時(shí),須辦借用手續(xù),使用完畢后即行交回。

          、合同文檔的管理要求

          1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號(hào)”規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)。

          2、保存的.合同文檔每半年清理核對(duì)一次,如有遺失、損毀,要查明原因,及時(shí)處理并追究相關(guān)人員責(zé)任。

          3、合同管理人員要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的登計(jì)、監(jiān)督工作,要以原始記錄為依據(jù),編制合同統(tǒng)計(jì)清單。

          4、合同檔案管理人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制合同檢索工具,以便有效地開(kāi)展合同文檔的查詢、利用工作。

          5、各業(yè)務(wù)員可查閱合同文檔,確因工作需要須借出查閱,須經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可辦理借閱手續(xù),合同原件無(wú)特殊情況不得外借。

          五、附則:

          1、本制度自審批通過(guò)之日起實(shí)施。

          2、本制度由銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)解釋。

          六、附件:《合同檔案登記表》

        合同檔案管理制度8

          為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資料管理工作,提高檔案資料管理水平,逐步實(shí)現(xiàn)公司檔案資料管理工作的規(guī)范化、制度化,特制定本制度。

          一、本制度所指的檔案資料是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的以工程項(xiàng)目為中心的資料總和,其構(gòu)成包括招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)、合同文本、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報(bào)表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)單、消防驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)、竣工資料等。

          二、檔案資料管理原則

          1、檔案資料實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)管,以確保檔案的完整、完全和有效利用。 ①招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)、中標(biāo)通知書(shū)、合同文本(正、副本)、消防驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)、物業(yè)設(shè)備移交清單等原件歸材料部肖瑜管理; ②投標(biāo)文件、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報(bào)表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)單、竣工資料原件等歸成本部張艷芝管理,招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)、中標(biāo)通知書(shū)、合同文本(正、副本)等影印件留存?zhèn)洳椤?/p>

          2、原則上所有原件只作存檔,不予外借;

          3、專(zhuān)管員負(fù)責(zé)統(tǒng)籌整理、保管公司檔案資料,同時(shí)履行本職的責(zé)任和義務(wù)。

          4、各項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)移交檔案資料,并以影印件的形式保存。

          三、檔案資料的.移交

          1、工程項(xiàng)目在中標(biāo)后其招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)由技術(shù)部負(fù)責(zé)整理一份完整的原件,并移交材料部肖瑜歸檔,成本部留存影印件備查;投標(biāo)文件由成本部存檔備查。

          2、工程項(xiàng)目在正式下發(fā)中標(biāo)通知書(shū)、簽署合同資料及文件后,由項(xiàng)目部或相關(guān)經(jīng)手人將其所有原件移交材料部肖瑜存檔;項(xiàng)目部及成本部分別留存影印件備查。

          3、工程項(xiàng)目過(guò)程資料,如工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報(bào)表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)單等原件交由成本部張艷芝歸檔,項(xiàng)目部留存影印件備查。

          4、竣工報(bào)告、消防驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)、物業(yè)設(shè)備移交清單及完整的竣工資料由項(xiàng)目部將原件交由材料部肖瑜存檔;項(xiàng)目部留存影印件備查。

          5、檔案資料移交時(shí),必須注明文件名稱和概要,移交雙方簽字確認(rèn)后方為完成交接手續(xù)。

          6、移交的檔案資料由專(zhuān)管員整理保存,必須注明資料類(lèi)型并保證齊全、完整,必須層次分明,符合其形成規(guī)律。

          四、檔案資料的管理辦法

          1、檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)檔案資料的整理工作,并進(jìn)行分類(lèi)匯總,編制統(tǒng)計(jì)清單,以電子檔形式備案方便查閱,以有效地開(kāi)展合同文檔的查詢、利用工作。

          2、項(xiàng)目部或個(gè)人檔案資料查詢可在項(xiàng)目部查閱影印件;確因工作需要須借出資料原件查閱,須經(jīng)公司部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后,方可在合同管理員處辦理相關(guān)借閱手續(xù),檔案資料原件無(wú)特殊情況不得外借。

          3、檔案資料的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施,以確保合同文檔的安全。

          4、保存的檔案資料每季度清理核對(duì)一次,如有遺失、損毀,要查明原因,及時(shí)處理,并追究相關(guān)人員責(zé)任。

          5、借閱人不得涂改、偽造、撕毀檔案資料,違者視情節(jié)予以處罰。

          6、檔案資料柜鑰匙供2份,管理員1份,另一份由成本部楊鮮峰留存,以備不時(shí)之需。其他人不得擅自挪用檔案柜鑰匙,更不能私自復(fù)制。

          7、合同文檔的密級(jí)為機(jī)密,任何人不得擅自將合同對(duì)外公開(kāi),違者視情節(jié)予以處罰。

        合同檔案管理制度9

          為了將公司檔案納入規(guī)范化管理,特制訂本制度。

          1、檔案管理內(nèi)容:公司將規(guī)劃、方案、各級(jí)文件、內(nèi)部規(guī)章制度、董事會(huì)、股東會(huì)及重要會(huì)議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、設(shè)備資料、各級(jí)報(bào)告、榮譽(yù)證書(shū)、土地、房產(chǎn)資料等具有可查性或參考價(jià)值的文件資料歸檔管理。各部門(mén)內(nèi)部形成的文件、規(guī)定、資料等應(yīng)主動(dòng)整理好提交公司檔案室存檔,以便備查,整理事記等。

          2、檔案登記:檔案室建立檔案登記簿,將所有檔案詳細(xì)分類(lèi)登記,分類(lèi)管理。存檔者須在登記簿上簽名,方可將資料入檔,否則檔案管理員不予接受。

          3、檔案的查閱:

          (1)任何人查閱檔案,如需在檔案室內(nèi)短時(shí)間查閱可不打借條;如需在檔案室之外查閱使用,必須打借條方可借給。每次最長(zhǎng)時(shí)間不得超過(guò)五天。

          (2)公司各部門(mén)經(jīng)理及相當(dāng)于此級(jí)別以上管理人員查閱檔案可通過(guò)檔案管理員直接辦理查閱手續(xù)。其他人員需查閱檔案時(shí),必須有本部門(mén)經(jīng)理以上管理人員書(shū)面證明,方可到檔案管理員處辦理查閱手續(xù)。如遇特殊情況,必須由綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)證明方可查閱。

          4、檔案的保護(hù):

          (1)查閱者必須愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密。

          (2)嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉(zhuǎn)借,更不得遺失。如確實(shí)需要抄錄和復(fù)制,必須由總經(jīng)理簽字的批準(zhǔn)申請(qǐng)方可抄錄或復(fù)制。

          (3)微機(jī)室及有電腦的部門(mén)嚴(yán)禁為無(wú)總經(jīng)理簽名(復(fù)印簽名視為無(wú)簽名)的檔案資料(特別是技術(shù)、設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)資料)打印、拷貝或復(fù)印。否則,對(duì)責(zé)任人每次罰款200元。

          (4)任何檔案嚴(yán)禁帶出公司大門(mén)。如確因外出加工配件等須攜帶有關(guān)技術(shù)資料或圖紙,必須由分管經(jīng)理簽字批準(zhǔn),保衛(wèi)方可放行。否則,如被保衛(wèi)查出未經(jīng)分管經(jīng)理批準(zhǔn)蓄意帶出者,須查明原因報(bào)綜合管理部,并每次對(duì)當(dāng)事人罰款200元-XX元。如保衛(wèi)未查出,被帶出公司以外而造成損失的',除對(duì)當(dāng)事人罰款外,由當(dāng)事人承擔(dān)一切損失,同時(shí)對(duì)責(zé)任保衛(wèi)失職罰款100元。未造成損失的,除對(duì)當(dāng)事人罰款外,對(duì)責(zé)任保衛(wèi)失職罰款50元。

          5、公司購(gòu)買(mǎi)設(shè)備時(shí)的隨機(jī)技術(shù)資料、說(shuō)明書(shū)、裝箱單等,員工外出學(xué)習(xí)時(shí)發(fā)放的學(xué)習(xí)資料,聘請(qǐng)師傅提供的技術(shù)資料、設(shè)備資料等,申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)的技術(shù)資料等,必須在到達(dá)公司24小時(shí)到檔案管理員處辦理登記存檔手續(xù),否則每拖延24小時(shí)對(duì)責(zé)任人罰款50元。

          6、需長(zhǎng)期借出專(zhuān)人使用的,必須由專(zhuān)用人員寫(xiě)出書(shū)面借條,報(bào)總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)后借出,并由檔案員辦理登記手續(xù)。專(zhuān)用人員必須妥善保存,嚴(yán)禁外傳、泄露秘密。否則,視情節(jié)輕重罰款1000-10000元,并承擔(dān)公司一切損失。

          7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機(jī)檔案,進(jìn)行微機(jī)管理,并確保查詢打印的資料完整準(zhǔn)確無(wú)誤。

          8、檔案管理員每年1-2月份對(duì)公司上年度在微機(jī)內(nèi)存貯的規(guī)劃、規(guī)章制度、人事資料、合同、協(xié)議、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、報(bào)告等具有可查考價(jià)值的文件資料分類(lèi)整理拷貝,標(biāo)明名目后,存檔備查。

        合同檔案管理制度10

          建筑分公司合同檔案管理員崗位責(zé)任

          一、遵守國(guó)家《建筑法》、《合同法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)。認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件,協(xié)助本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)搞好貫標(biāo)工作。

          二、建立健全建設(shè)工程合同臺(tái)帳,運(yùn)用微機(jī)實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程合同動(dòng)態(tài)管理。分析匯總各時(shí)期合同簽訂及經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況,為領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門(mén)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)的.數(shù)據(jù)信息。

          三、按照建設(shè)工程投標(biāo)評(píng)審程序做好建設(shè)工程《合同評(píng)審記錄》及《合同會(huì)簽》,及時(shí)發(fā)送建設(shè)工程合同文本到相關(guān)部門(mén),并做好發(fā)送登記。完成每年度合同文本的裝訂、立卷、歸檔,做到建設(shè)工程合同臺(tái)帳與文本檔案相統(tǒng)一,完備、整潔、規(guī)范。

          四、建立分包合同及各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同臺(tái)帳,整理備案分包合同及各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同文本。

          五、嚴(yán)格保守企業(yè)經(jīng)濟(jì)機(jī)密。

          六、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

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